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パスワード付きZIPファイルの添付を政府が辞める理由

政府が昨年末、パスワード付Zipファイルの廃止を発表したことは大きな話題となりました。多くの企業でも”脱PPAP”の動きが加速化しています。本記事では政府がなぜパスワード付Zipファイルの添付廃止に踏み切ったのかについてまとめました。

はじめに

PPAPとは「(P)Password付きZip暗号化ファイル送付」、「(P)Password送付」、「(A)暗号化」「(P)Protocol」の頭文字をとっており、一言で言うとパスワード付きZIPファイルをメールで送って、パスワードは別のメールで送るやり取りのことを指します。

2020年11月17日、平井卓也デジタル改革担当相は内閣府と内閣官房でこのPPAPの廃止を発表し、同月の26日に廃止に踏み切りました。

これは、政府の意見募集サイトである「デジタル改革アイデアボックス」にこの廃止についての意見が寄せられ、多くの指示を集めたため採用されたとされています。

政府がパスワード付きZipファイルの廃止に踏み切ったのは送受信の手間セキュリティ面での懸念が理由とされています。

パスワード付Zipファイルとは

パスワード

そもそもパスワード付Zipファイルはメール通信における暗号化が難しいとされていた時代に、少しでも安全にファイルを共有する方法として取り入れられたとされており、政府はもちろん、多くの一般企業でも活用されていました。

以前からその安全性については疑問の声が上がってはいたものの、広く浸透していたためか、多くの事業者で活用され続けました。

しかし最近になり、ようやくその危険性を問題視する動きが強くなったのです。

パスワード付Zipファイルの危険性

主な危険性としては大きく3つ挙げられています。

1.誤送信

メール

パスワード付Zipファイル送付の際、ファイル添付メールに続けてパスワード通知メールを送付する設定にしている場合がほとんどです。そのため、最初に送付する宛先を間違えてしまった場合、ファイルとパスワードが両方とも第三者に届いてしまう可能性があります。

送付の際の一度のヒューマンエラーにより情報漏洩を引き起こしかねません。

2.不正アクセス

不正アクセスする人

通常のセキュリティ対策ソフトではウイルスチェックに対応していない場合があります。その場合、パスワード付Zipファイルで送られたマルウェアを受信者が解凍することでウイルスに感染してしまう危険性があります。

また、ウイルス感染などを起因とした不正アクセスにより、メールが悪意ある第三者に閲覧されていた場合、例えファイル添付メールとパスワードの通知メールを分けて送付したとしても、2通とも閲覧され、ファイル内情報が漏洩してしまう可能性があります。

3.パスワードの脆弱性

セキュリティ

一般的にZipファイルで使われていることが多い「ZipCrypro」という暗号方式は攻撃ツールによって短時間でパスワードを解析されてしまうと言われています。強度がより強いとされている「AE5 256bit」という暗号方式はWindowsの標準機能として解凍が出来ないため普及率が高くありません。

以上のような問題点から、パスワード付Zipファイルの送受信(PPAP)を全面禁止にした企業等も出てきており、内閣府の廃止表明からその動きはより一層加速しているとも言われています。

まとめ

クラウドを指さす人

内閣府は今後、ストレージサービスを利用してファイルを共有するとしています。外部の事業者とファイル共有を行う際は期限付のURLとパスワードを発行して共有を行う方針としていることから、現在オンラインストレージ型のファイル共有システムへの関心が高まってきています

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ShareDriveキャプチャ

「ShareDrive」は自社専用オンラインストレージ上で簡単・安全にファイルやフォルダの送受信ができるオンラインクラウドサービスです。ページのデザインを会社独自の仕様にカスタマイズできる上に、独自ドメインのためプロモーションを併用することも可能です。

パスワード付Zipファイルの送受信にとってかわるサービスとなっており、お客様とのファイル共有をもっと手軽にしたいという方におすすめです。

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導入事例

マニュアルいらず!?最新オンライン共有ストレージサービス「ShareDrive」導入の効果とは【日本ハウズイング社 インタビュー】

■最初に日本ハウズイング様がどのような企業か教えてください。

日本ハウズイング トップ画面キャプチャ

日本ハウズイングはマンション管理を中心に事業を展開しています。

ディベロッパーやゼネコンなどの親会社を持たない独立系の管理会社でありながら、分譲マンションの総合管理受託戸数は国内トップクラスであることが特長です。その豊富な管理実績を生かし、海外でもマンション管理の事業を行っている日本でも数少ない会社です。

また、「住・オフィス環境創造企業」として、ビル管理業・不動産管理業・営繕工事業といったさまざまな領域へも事業を展開しています。創業以来60年以上にわたって培ってきた豊富なノウハウ・経験を生かすことで、お客様にとって安心・安全で快適な住・オフィス環境をご提供することが日本ハウズイングの使命であると考えています。

■普段どのようなお仕事をされていますか?

システム企画部という部署で仕事をしています。システム開発、保守・運用、情報システム改善の研究、全国にある全ての支店のシステムの管理を行っております。

■今回オンライン共有ストレージを利用することとなった背景や当時の貴社の課題について教えてください。

日本ハウズイング 佐野様

ここ最近世間でも騒がれているようにPPAP(暗号化Zipファイルのメール送受信)の廃止の動きが強まったことに伴い、弊社でもセキュリティの観点から圧縮ファイルの送受信を取りやめていました。

しかし、企業によってはファイル送付の際、自動で圧縮ファイル化してしまうケースがあり、それら企業からのメールはシステムではじかれてしまっていたんです。そういった課題もあり、オンライン共有ストレージのサービスの利用を検討し始めました。

■今回ShareDriveを採用いただいた理由を教えてください。

元々は他社の共有ストレージを利用していました。しかしそのサービスではユーザー単位でアカウントの登録が必要だったり、利用申請~登録までの手続きに時間を要してしまっていたり、様々な課題がありました。

そんな中、FirstContactやアプリ開発などでお世話になっていたバイタリフィ社に、何か策はないかな、と相談をさせていただきました。弊社側の課題をお伝えしたところ、ShareDriveのご提案をいただき、カスタマイズの柔軟性も高く、現状の課題を解決できそうだったため、導入を進めることになりました。

■実際にShareDriveを採用してみての感想はいかがですか?

運用がとても手軽になりました。

日本ハウズイング 佐野様

今回AD認証(ActiveDirectory認証)の機能を開発していただいたため、これまで課題であったユーザー単位での登録の手間というのが一切なくなりました。ユーザーはPCのログイン情報と同じ内容でShareDriveにもログインができるため、面倒な手間なく利用ができ、パスワードを忘れてしまった、などという管理者に対しての問い合わせもなくなりました。

また、以前だと容量やセキュリティの観点からファイル削除をする際も、都度ユーザーに依頼しなくはならず、管理者も手間取っていました。ShareDriveでは、管理者の権限範囲についても依頼させてもらえたので、これまで手間だったやり取りもなくすことができました。

何より、管理者もユーザーも直感的な操作ができるので、利用方法に関しての問い合わせも発生していません。

■現在ShareDriveはどのような方々に、どのように利用されていますか?

職種問わず様々な部署で満遍なく利用されていますね。事務や営業の社員はもちろん、管理組合の方であったり、工事系の業者の方であったり。特に工事関係者の方たちは図面などの重いデータのやり取りが発生するので非常に重宝しています。

日本ハウズイング 渡辺様

今まではユーザー登録の手間もあり、オンライン共有ストレージの利用者は限られていましたが、ShareDriveに移行してからはこれまで登録できていなかった人や使い方がわからなかった人も利用できるようになったため、利用者の数も格段に増えました

■ShareDriveを導入してみて実際に効果はありましたか?

コスト面を抑えることができている点が一番の効果ですね。今までのものと比較して圧倒的に安価なので、コスト削減につながっています。そしてコストを抑えつつも、利用できる社員が増え、問い合わせもほぼゼロになったのでいいこと尽くしです。

日本ハウズイング 佐野様

また、共有画面に弊社のプロモーションを入れることができるので、今後の弊社のサービス展開でも活用していきたいと思っています。

くまもる便キャプチャ

■今後ShareDriveに期待することはありますか?

今現在手動で行っている作業を、このShareDriveを通してより簡単に、更には自動化できたらなという願望はありますね。

例えば不動産会社に販売している書類などのやり取りで、決済後自動で送付する、といった機能が備わったら嬉しいです。

そういった機能を含めてRPAなど様々なシステムと連携することでよりシームレスな仕組みづくりをバイタリフィ社と一緒にしていければと思っています。

■まとめ

日本ハウズイング様、インタビューのお時間いただき、ありがとうございました!

ShareDriveをたくさんの社員の皆様に活用していただけて弊社も非常にうれしいです。

大容量ファイル共有サービス「ShareDrive」にご興味お持ちの方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。