マニュアルいらず！？最新オンライン共有ストレージサービス「ShareDrive」導入の効果とは【日本ハウズイング社 インタビュー】
2021年7月21日
目次
■最初に日本ハウズイング様がどのような企業か教えてください。
日本ハウズイングはマンション管理を中心に事業を展開しています。
ディベロッパーやゼネコンなどの親会社を持たない独立系の管理会社でありながら、分譲マンションの総合管理受託戸数は国内トップクラスであることが特長です。その豊富な管理実績を生かし、海外でもマンション管理の事業を行っている日本でも数少ない会社です。
また、「住・オフィス環境創造企業」として、ビル管理業・不動産管理業・営繕工事業といったさまざまな領域へも事業を展開しています。創業以来60年以上にわたって培ってきた豊富なノウハウ・経験を生かすことで、お客様にとって安心・安全で快適な住・オフィス環境をご提供することが日本ハウズイングの使命であると考えています。
■普段どのようなお仕事をされていますか？
システム企画部という部署で仕事をしています。システム開発、保守・運用、情報システム改善の研究、全国にある全ての支店のシステムの管理を行っております。
■今回オンライン共有ストレージを利用することとなった背景や当時の貴社の課題について教えてください。
ここ最近世間でも騒がれているようにPPAP（暗号化Zipファイルのメール送受信）の廃止の動きが強まったことに伴い、弊社でもセキュリティの観点から圧縮ファイルの送受信を取りやめていました。
しかし、企業によってはファイル送付の際、自動で圧縮ファイル化してしまうケースがあり、それら企業からのメールはシステムではじかれてしまっていたんです。そういった課題もあり、オンライン共有ストレージのサービスの利用を検討し始めました。
元々は他社の共有ストレージを利用していました。しかしそのサービスではユーザー単位でアカウントの登録が必要だったり、利用申請～登録までの手続きに時間を要してしまっていたり、様々な課題がありました。
そんな中、FirstContactやアプリ開発などでお世話になっていたバイタリフィ社に、何か策はないかな、と相談をさせていただきました。弊社側の課題をお伝えしたところ、ShareDriveのご提案をいただき、カスタマイズの柔軟性も高く、現状の課題を解決できそうだったため、導入を進めることになりました。
運用がとても手軽になりました。
今回AD認証（ActiveDirectory認証）の機能を開発していただいたため、これまで課題であったユーザー単位での登録の手間というのが一切なくなりました。ユーザーはPCのログイン情報と同じ内容でShareDriveにもログインができるため、面倒な手間なく利用ができ、パスワードを忘れてしまった、などという管理者に対しての問い合わせもなくなりました。
また、以前だと容量やセキュリティの観点からファイル削除をする際も、都度ユーザーに依頼しなくはならず、管理者も手間取っていました。ShareDriveでは、管理者の権限範囲についても依頼させてもらえたので、これまで手間だったやり取りもなくすことができました。
何より、管理者もユーザーも直感的な操作ができるので、利用方法に関しての問い合わせも発生していません。
職種問わず様々な部署で満遍なく利用されていますね。事務や営業の社員はもちろん、管理組合の方であったり、工事系の業者の方であったり。特に工事関係者の方たちは図面などの重いデータのやり取りが発生するので非常に重宝しています。
今まではユーザー登録の手間もあり、オンライン共有ストレージの利用者は限られていましたが、ShareDriveに移行してからはこれまで登録できていなかった人や使い方がわからなかった人も利用できるようになったため、利用者の数も格段に増えました。
コスト面を抑えることができている点が一番の効果ですね。今までのものと比較して圧倒的に安価なので、コスト削減につながっています。そしてコストを抑えつつも、利用できる社員が増え、問い合わせもほぼゼロになったのでいいこと尽くしです。
また、共有画面に弊社のプロモーションを入れることができるので、今後の弊社のサービス展開でも活用していきたいと思っています。
今現在手動で行っている作業を、このShareDriveを通してより簡単に、更には自動化できたらなという願望はありますね。
例えば不動産会社に販売している書類などのやり取りで、決済後自動で送付する、といった機能が備わったら嬉しいです。
そういった機能を含めてRPAなど様々なシステムと連携することでよりシームレスな仕組みづくりをバイタリフィ社と一緒にしていければと思っています。
■まとめ
日本ハウズイング様、インタビューのお時間いただき、ありがとうございました！
ShareDriveをたくさんの社員の皆様に活用していただけて弊社も非常にうれしいです。
大容量ファイル共有サービス「ShareDrive」にご興味お持ちの方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。
